Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Informationspflichten nach Art. 13, 14 DSGVO
Datenschutzhinweise für Bewerber*innen

Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den ijgd - LV Niedersachsen e.V. im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung auf ein Stellenangebot oder im Falle einer Initiativbewerbung bei uns sowie über die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte aufklären.

1. Verantwortlich für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
Internationale Jugendgemeinschaftsdienste (ijgd) LV Niedersachsen e.V.
ijgd-Geschäftsstelle Hildesheim
Zingel 15
31134 Hildesheim

Tel.: 05121 / 20661-20
Fax: 05121 / 20661-45
Mail: fsj.nds@ijgd.de

2.    Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter Datenschutz@paritaetischer.de oder unter folgender Postadresse:

Paritätischer Wohlfahrtsverband Niedersachsen e.V.
Christian Zappe
Gandhistraße 5a
30559 Hannover

3.    Zweck und Datenkategorien der Verarbeitung

Wenn Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen zukommen lassen, dann verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite oder einer anderweitigen Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/ Bewerbung nutzen und speichern.


3.1    Kategorien verarbeiteter Daten

Zu den in diesem Zusammenhang verarbeiteten Daten gehören regelmäßig insbesondere:

Stammdaten: Vor- und Nachname, ggf. Namenszusätze, Geburtsdatum
Kontaktdaten: Private Anschrift, Mobil- und/oder Festnetznummer, E-Mail-Adresse
Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Kopien Ihrer Zeugnisse, Anschreiben, ggf. Arbeitsproben, Referenzen
Technische Daten/Protokolldaten: Bei elektronischer Bewerbung werden automatisch folgende Daten erfasst:
IP-Adresse
Datum und Uhrzeit der Bewerbungsübermittlung
Bei Nutzung des Bewerbungsportals: Browser-Typ, Betriebssystem, Referrer-URL

Diese Daten dienen der IT-Sicherheit, der Fehleranalyse und dem Nachweis der ordnungsgemäßen Verarbeitung. Sie werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens bzw. nach 6 Monaten gelöscht.

Beachten Sie bitte, dass bei einer Tätigkeit für unsere Einrichtung teilweise von den Bewerbenden ein erweitertes Führungszeugnis vorzulegen ist (z.B. bei einer Bewerbung als Teamer*in). Im Rahmen des Bewerbungsprozesses sichten wir dieses für den Zweck der Prüfung der Eignung der Person im Umgang mit Kindern und Jugendlichen. Sofern es zu einer Einstellung Ihrer Person kommt, speichern wir zu internen Verarbeitungswecken, wann von Ihnen erneut ein aktuelles erweitertes Führungszeugnis vorzulegen ist.


3.2 Pflichtangaben bei Bewerbung über unsere Recruiting-Seite

Bei einer Bewerbung über unsere Recruiting-Seite müssen von Ihnen verpflichtend folgende Angaben gemacht werden, um die Bewerbung erfolgreich absenden zu können:

- Vorname und Nachname
- Anschrift
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Bewerbungsunterlagen (mindestens Lebenslauf)

Alle weiteren Angaben sind freiwillig und dienen der besseren Beurteilung Ihrer Bewerbung.
Bei einer Bewerbung per E-Mail ist zwingend nur Ihre E-Mail-Adresse erforderlich, aus der wir Sie kontaktieren können. Ohne aussagekräftige Bewerbungsunterlagen (mindestens Lebenslauf) können wir Ihre Bewerbung jedoch nicht bearbeiten.
Bei postalischen Bewerbungen werden Ihre Unterlagen von uns digitalisiert und in unser Bewerbermanagementsystem eingepflegt. Die Original-Bewerbungsunterlagen werden nach der Digitalisierung datenschutzkonform vernichtet, sofern Sie nicht ausdrücklich um Rücksendung gebeten haben.

3.3    Herkunft der Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden überwiegend direkt bei Ihnen erhoben (z.B. Ihre Bewerbung auf ein Stellenangebot, Initiativbewerbung).
Unter Umständen werden Ihre Daten gegebenenfalls auch bei anderen Stellen erhoben, wie z.B.:

- Stellenvermittlungen oder Personalberatungen
- Öffentlich zugängliche Quellen (z.B. berufliche Netzwerke wie LinkedIn, XING)
- Referenzgeber (nur mit Ihrer vorherigen Zustimmung)

In diesen Fällen werden Sie vorab oder spätestens bei Erstkontakt hierüber informiert.

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Rechtsgrundlage für die klassischen Datenverarbeitungen zum Zwecke der Durchführung eines Bewerbungsverfahrens ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. Art. 88 DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG. Die Datenverarbeitung ist erforderlich für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Daneben können Kollektivvereinbarungen (Konzern-, Gesamt- und Betriebsvereinbarungen sowie tarifvertragliche Regelungen) gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b in Verbindung mit Art. 88 Abs. 1 DSGVO und § 26 Abs. 4 BDSG sowie ggf. Ihre gesonderten Einwilligungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG (z.B. bei Videoaufnahmen oder bei Aufnahme in den „Talent Pool“) als datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden. Wir weisen Sie darauf hin, dass die Einwilligung in die Datenverarbeitung freiwillig erfolgt und von Ihnen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann.

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z.B. Behörden) zu wahren. Ein berechtigtes Interesse liegt insbesondere zur Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit bei Nutzung von IT-Systemen, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, zur Aufklärung von Straftaten (Rechtsgrundlage § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG) oder zur internen Kommunikation und zur Durchführung sonstiger Verwaltungszwecke vor. Sie können jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO gegen diese Verarbeitungen einlegen.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z.B. Erfassung der Schwerbehinderung wegen Einbindung der Schwerbehindertenvertretung in den Bewerbungsprozess). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h in Verbindung mit § 22 Abs. 1 lit. b BDSG erforderlich sein.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren.


5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten erhalten intern nur die Personen, die diese zur Erfüllung unserer vorvertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen, wie die Personalabteilung, der jeweilige Fachbereich, der Betriebsrat oder die Schwerbehindertenvertretung.
Sofern wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten Dienstleistern bedienen, erhalten diese ebenfalls die erforderlichen Daten. Es handelt sich hierbei um folgende Dienstleister: (1) externe DSGVO-konforme Entsorgungsunternehmen, (2) externe EDV-Dienstleister, (3) Personalberater.
Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation zu übermitteln
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Bewerbungen, die uns auf dem Postweg erreichen, werden von uns digitalisiert und in die Datenbank eingepflegt. Diese Datenbank wird von der Personio SE & Co.KG, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.


6. Dauer der Speicherung
6.1 Speicherung bei Ablehnung
Bei Zurückweisung Ihrer Stellenbewerbung erfolgt die Löschung der von Ihnen übermittelten Daten spätestens 6 Monate nach Bekanntgabe der Zurückweisung.
Diese Frist orientiert sich an den Fristen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG):

- Ansprüche nach dem AGG sind innerhalb von zwei Monaten schriftlich geltend zu machen (§ 15 Abs. 4 AGG)
- Klagen müssen innerhalb von drei weiteren Monaten erhoben werden (§ 61b Arbeitsgerichtsgesetz)
- Zuzüglich eines Puffers für Zustellverzögerungen

Sofern Sie Ihre Bewerbung zurückziehen, löschen wir Ihre Bewerbungsunterlagen unverzüglich (in der Regel innerhalb von 4 Wochen).
Ausnahmen:

- Wenn aufgrund gesetzlicher Erfordernisse eine längere Speicherung notwendig ist (z.B. bei laufenden Rechtsstreitigkeiten)
- Wenn Sie einer längeren Speicherung in unserem „Talent Pool" ausdrücklich zugestimmt haben (siehe 6.2)

6.2 Talent Pool (nur mit Einwilligung)
Unabhängig von der Bearbeitung Ihrer konkreten Bewerbung bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Daten in unserem „Talent Pool" speichern zu lassen. Dies dient dazu, Sie über weitere für Sie möglicherweise interessante Stellenangebote bei uns zu informieren.
Wichtige Hinweise:
Die Aufnahme in den Talent Pool erfolgt ausschließlich auf Basis Ihrer freiwilligen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung ist vollständig freiwillig und hat keinerlei Auswirkungen auf die Bearbeitung Ihrer aktuellen Bewerbung. Die Bewerbung auf die ausgeschriebene Stelle ist auch ohne Einwilligung in die Talent-Pool-Speicherung möglich. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass Ihnen hieraus Nachteile erwachsen.
Speicherdauer im Talent Pool:
Die Daten im „Talent Pool" werden längstens für zwei Jahre gespeichert, es sei denn, es wurde konkret eine andere Aufbewahrungsfrist zwischen uns und Ihnen vereinbart.
Löschung/Anonymisierung:
Nach Ablauf der genannten Aufbewahrungsfristen löschen bzw. anonymisieren wir Ihre Daten. Im Falle einer Anonymisierung stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).

6.3 Speicherung bei Einstellung
Im Falle einer Zusage übernehmen wir Ihre personenbezogenen Daten aus Ihrer Bewerbung in unsere Personalmanagementsoftware sowie in die Personalakte, sofern die Daten auch für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Speicherdauer während der Beschäftigung:
Die Speicherdauer der erhobenen Daten beschränkt sich auf das Beschäftigungsverhältnis.
Speicherdauer nach Beendigung:
Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden die Daten entsprechend der gesetzlichen bzw. behördlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert, die sich u.a. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben, und dann gelöscht.
Die Speicherfristen betragen 2 bis zu 10 Jahre (z.B. für steuerrelevante Unterlagen).
Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei bzw. bis zu 30 Jahren aufbewahrt werden, sofern Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können.
Wichtig: Diese längeren Aufbewahrungsfristen betreffen nur Beschäftigtendaten nach Einstellung, nicht die Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber*innen (diese werden nach 6 Monaten gelöscht).

7. Einsatz von Personio als Bewerbermanagementsystem
Die im Falle Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio SE & Co.KG betrieben, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet:
Personio SE & Co.KG
Seidlstraße 3
80335 München
https://www.personio.de/impressum/

Rechtliche Grundlage:
Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.
Serverstandort:
Die Server von Personio befinden sich in der Europäischen Union (Deutschland). Eine Übermittlung Ihrer Daten in Drittländer außerhalb der EU/EWR erfolgt nicht.
Datensicherheit:
Personio setzt technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik ein, um Ihre Daten vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff zu schützen (z.B. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, regelmäßige Sicherheitsaudits).

8. Rechte als Betroffener
Als Betroffener der Datenverarbeitung stehen Ihnen die nachfolgenden Rechte zu. Sofern Sie von diesen Rechten Gebrauch machen wollen, wenden Sie sich hierzu bitte an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 2).
•    Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
•    Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
•    Recht auf Löschung Ihrer Daten nach Art. 17 DSGVO
•    Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung nach Art. 18 DSGVO
•    Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO

Zudem haben Sie nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Widerspruch ist in diesem Fall zu begründen.
Erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung, so können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Aus der Nichterteilung der Einwilligung oder dem Widerruf erwachsen Ihnen keine Nachteile.

9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben sie nach Art. 77 Abs. 1 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Hierzu gehört auch die für den Verantwortlichen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511 – 1204500
Fax: 0511 – 1204599
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

10. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung nach Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO – einschließlich Profiling – findet nicht statt.

11. Erforderlichkeit der Bereitstellung der personenbezogenen Daten
Ohne die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten kann keine Bearbeitung Ihrer Bewerbung stattfinden. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Bereitstellung gibt es nicht.

12. Stand der Datenschutzhinweise und Anpassungsprozess
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen abermaligen Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gelten die jeweils aktuellen Datenschutzhinweise.
Zusätzlich zu diesen Datenschutzinformationen können Sie auf https://www.ijgd.de/datenschutz  unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.

Stand: Dezember 2025